Det perfekta konferensrummet

​Att ha ett konferensrum som fungerar utan krångel är både ett sätt att hjälpa de anställda att hålla fokus på jobbet samt ge ett gott intryck till kunder och partners. Att tekniken fungerar är viktigt för dina medarbetares produktivitet, bara en liten försening har en stor inverkan eftersom mötena oftast involverar ett antal anställda.

Att ha ett konferensrum som fungerar utan krångel är både ett sätt att hjälpa de anställda att hålla fokus på jobbet samt ge ett gott intryck till kunder och partners. Att tekniken fungerar är viktigt för dina medarbetares produktivitet, bara en liten försening har en stor inverkan eftersom mötena oftast involverar ett antal anställda.

Det är vanligt att mötesrumslösningar växer fram under en längre tid och efter behov och det är ofta det som orsakar användarproblemen. Du köper en projektor, en skärm, kamera, en mikrofon – vartefter behov uppstår. Till slut står du med en massa komponenter som inte hänger ihop och symptomen är många.

Vanliga problem i konferensrummet

Ett av de vanligaste problemen i mötesrum är att få bild till projektorn eller skärmen. Du står där och försöker hitta rätt kanal och meckar med sladdar. Kanske måste du kalla på någon teknikansvarig som inte heller verkar ha koll och i sin tur pillar lite på knapparna. I bästa fall får ni bild 10 till 15 minuter in i mötet. I sämsta fall får du visa presentationen på din datorskärm.

Här är några av de främsta mötesrumsutmaningarna:

• Svårigheter att få bilden att visas på TV eller projektorduk
• Vet inte vilken kanal/källa du ska välja
• Du får fel upplösning på TV´n eller projektorn
• De sladdar och adaptrar som behövs finns inte i rummet
• Vissa deltagare kan inte ansluta
• Fjärrkontrollen har 20 olika knappar och ingen vet vilka som är de rätta
• Osäkert att byta presentatör – du mailar hellre presentationen till den som lyckats få bild än byter presentatör och riskerar förnyat strul med skärmdelning.
• Fel utrustning i det rummet du bokat
• Ljud kommer från fel enhet
• Den dyra konferenskameran du investerat i används inte – ditt konferenssystem visar bild från den inbyggda kameran i din skärm.

Teknikproblemen leder till en hel del stress, osäkerhet och ineffektivitet. Kommer mötet att lyckas och kommer du att hinna det du tänkt?

Ständigt försenade möten påverkar allas effektivitet och ger dåligt intryck på din personal,  kunder eller leverantörer.

Produkter som eliminerar problemen

Som tur är finns det en rad smarta produkter som radikalt förenklar användandet av tekniken i konferensrum. Till exempel:

• Byt ut fjärrkontrollerna mot ett styrsystem. Med ett styrsystem har du alla funktioner i en knappsats eller display. När du trycker på ”ON” på knappen startar skärmen eller projektorn på rätt källa och filmduken går ned. Du kan enkelt höja och sänka volymen. När mötet är slut väljer du ”OFF” och alla enheter stängs av.
• Trådlösa puckar som kopplas in i användarens usb-port och låter dig växla mellan olika presentatörer med en knapptryckning.
• Switchar som ger dig möjlighet att koppla in flera olika enheter, enkelt växla mellan vilken källa du vill visa och var.

Problem med saknade sladdar och att deltagare inte kan ansluta löser du relativt enkelt genom att tänka till på vilka sladdar och adaptrar som ska finnas i varje rum och hur de monteras. Här tänker vi närmare bestämt på adapterringar, olika typer av kabeldiken etc.

Många av våra kunder har fortfarande kvar VGA. Den gamla analoga kabeln med 15 stift i tre rader. VGA är en gammal analog standard. När man använder VGA får man oftast fel upplösning, ljudet måste anslutas separat med egen kabel etc. En vedertagen villfarelse vi ofta hör från våra kunder är ”Jag har ingen HDMI port på min dator”. Om datorn inte har en digital port så är datorn över 10 år gammal. Då är det nog dags att byta den datorn. Mycket riktigt kan datorn sakna en HDMI-port. Men då har den en annan digital anslutning. Flera tillverkare anammade inte HDMI-porten som standard. Exempelvis så har HP på flertalet av sina modeller en Displayport. Apple har Mini-Displayport eller USB-C. Alla dessa är digitala och enkla att ansluta för digital signal till mötesrummet via adapter. Att byta till digital signalhantering med HDMI eller HDBaseT tar ditt konferensrum in i 2000-talet och tar bort många problem.

Det här krävs för ett fungerande konferensrum / mötesrum

Vare sig du gör om ett befintligt konferensrum, eller har fördelen att bygga ett helt nytt från grunden, finns några relativt enkla saker att tänka på.

För det första handlar det om att anpassa rummet till vad det ska användas till. Ligger fokus på videokonferens, möten, presentationer, workshops eller kanske lite av varje? Om det finns en skärm i rummet är en grundregel att inte placera den på väggen mitt emot ett fönster, detta för att undvika störande reflektioner på skärmen. Om rummet ska användas för videokonferenser är detta ännu viktigare. Om kameran är riktad mot ett fönster kommer mötesdeltagare som har solen i ryggen bara att bli svarta siluetter på bilden. I vissa fall kanske man inte har något val än en placering mitt emot fönstret och då får man titta på sätt att mörklägga rummet istället.

Väggar och tak bör ha en lugn och neutral färgton. Starka färger i rummet kan göra att kameran ställer in vitbalansen fel vilket resulterar i att färger och hudtoner förvrängs.

I ett större rum där fler människor ska få plats kan det vara bra att ha mer än en mikrofon så att alla hörs lika bra. För att undvika reflektioner och ett onödigt hårt ljud bör det även finnas gardiner, mattor eller andra dämpande material i rummet. I ett litet mötesrum med plats för upp till sex personer behövs i regel inga extra högtalare än de som sitter på tv:n eller följer med videokonferensutrustningen. I de större rummen behöver man ett bättre ljud. Då är takhögtalare jämt utspritt över konferensbordet att rekommendera.

Förr dominerade fristående system för videokonferens, men problemet med dem är att det lätt blir en tekniktröskel att ta sig över varje gång man ska använda systemet och komma ihåg hur det fungerade. Idag blir det allt vanligare att man använder sin dator som utgångspunkt och kopplar in den i ett system för att få bättre bild, ljud och videomöjligheter

Välj utrustning

Viktigt är att identifiera grundkraven på vilken utrustning som behövs; projektor, TV-skärm eller båda delarna, utrustning för videokonferens, kamera mikrofoner, motordriven duk, ljudanläggning etc.

När man fastställt de övergripande kraven så behöver man välja utrustning; vilken typ av projektor, vilken sorts kablar, hur många mikrofoner, vilken ljudanläggning osv. Samt, vilka specialprodukter man ska ha i form av switchar, styrsystem, trådlösa presentationssystem – och i vilket utförande.

Installation

När man valt utrustning behöver den installeras och konfigureras så att det funkar som det var tänkt.

De allra enklaste lösningarna kan du ofta sätta upp själv – montera en TV-skärm, ha en kabel på bordet med en enkel fjärrkontroll och en sladd på golvet. Men så snart lösningen blir något mer avancerad så krävs det mer för att skapa en bra konferensrumsmiljö; skruva upp skärmar, dra och gömma kablar, fräsa in bordsbrunnar i konferensbordet. Ibland behöver en elektriker dra el och öppna nya uttag.

Det behövs också ett konfigureringsjobb för att få tekniken att hänga ihop; programmera styrsystemet, koppla in de trådlösa enheterna på nätet, koppla ihop switchar etc. Konfigureringssteget är viktigt för att få till en smidig lösning – annars är risken att du investerat i massa fina produkter som bara ger dig mer teknikproblem.

Till sist är det bra att skapa en lathund för användningen av tekniken i respektive rum. 

Vi hjälper Er med allt från att identifiera grundkraven för Era rum – till att ta fram komplett lösning, installera och konfigurera och därefter ge er personal en riktigt utbildning på hur man använder det.

Vi gillar möten – Och får dem att fungera!